Privatlivspolitik for jobansøgere og medarbejdere
Formålet med nærværende privatlivspolitik gældende for Danmark, Norge og Sverige er, at beskrive vores behandling af oplysninger om vores jobansøgere og medarbejdere. Vi vil derfor gerne informere om hvilke typer af personlige oplysninger vi behandler, med hvilket formål vi behandler dem, og hvem vi evt. videregiver dem til.
Som dataansvarlig virksomhed er det vigtigt for os at beskytte og værne om de personlige oplysninger vi behandler om vores medarbejdere og ansøgere til stillinger hos os. Det er det, fordi vi ønsker at behandle vores medarbejdere, jobansøgere og andre som viser interesse for vores virksomhed, bedst muligt. Men naturligvis også fordi Databeskyttelsesforordningen kræver, at vi beskytter dine personlige oplysningerne på en lang række områder, og at vi behandler dem lovligt, rimeligt og gennemsigtigt.
1. Hvem er vi:
1.1 Dataansvarliges identitet samt kontaktoplysninger:
Facit Bank A/S
Østre Stationsvej 1
5000 Odense C
CVR – nr. 40236546
facitbank@facitbank.dk
https://www.facitbank.dk
(herefter ”Banken”)
2. Kontakt til vores Databeskyttelsesrådgiver (DPO):
Vi har ansat en databeskyttelsesrådgiver, som hjælper med, at sikre høj databeskyttelse i vores virksomhed. Hvis du har spørgsmål om vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.
Du kan kontakte databeskyttelsesrådgiveren på følgende måder:
> På e-mail: Skriv til: DPO@facitbank.dk. Husk at almindelig e-mail, som udgangspunkt ikke er en sikker kommunikation. Skriv derfor ikke noget i din e-mail, som er privat eller følsomt, eller som du i øvrigt synes skal nyde en større beskyttelse.
> Ved brev: Skriv til: Facit Bank A/S
Att.: DPO
Østre Stationsvej 1
5000 Odense
3. Formål og lovgrundlag
3.1 Hvilke love ligger til grund for vores behandling af personoplysninger?
Vores behandling af personoplysninger baserer sig især på følgende lovgrundlag:
DK:
• Hvidvaskloven
• Databeskyttelsesforordningen
• Databeskyttelsesloven
• Bogføringsloven
• Skattelovgivningen
• Bekendtgørelse af lov om arbejdsgiverens pligt til at underrette lønmodtageren om vilkårene for ansættelsesforholdet
NO:
• Hvitvaskingsloven
• Personvernforordningen
• Personopplysningsloven
• Bokføringsloven
• Skattelovgivningen
• Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og andet elektronisk lagret materiale
SE:
• Penningtvättslagen
• Dataskyddsförordningen
• Personuppgiftslagen
• Bokföringslagen
• Skattebrottslagen
3.2 Hvad er formålet med at behandle personoplysningerne?
Vi behandler dine personlige oplysninger til følgende overordnede formål:
1. For at kunne administrere vores personale, herunder sagsbehandling i forbindelse med rekruttering, ansættelser og evt. afskedigelse.
Lovgrundlaget for behandlingen er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b, om behandlinger som er nødvendige i forbindelse med opfyldelsen eller indgåelsen af en kontrakt med dig.
2. For at kunne overholde vores lovgivningsmæssige forpligtelser som arbejdsgiver:
Lovgrundlaget for behandlingen er som udgangspunkt Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b) og c), om behandlinger som er nødvendige i forbindelse med opfyldelsen eller indgåelsen af en kontrakt med dig og behandlinger som er nødvendig for at overholde en retslig forpligtelse.
Herudover, er der følgende særhjemler, som vedrører en del af vores behandling:
a. Når du er ansat, er grundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt
b. Helbredsoplysninger behandles kun, såfremt det er nødvendigt for ansættelsesforholdet, f.eks. i forbindelse med ansættelse i en særlig og/eller beskyttet stilling. Behandling af helbredsoplysninger vil således altid ske med hjemmel i den særlovgivning, som regulerer den pågældende ansættelse på særlige vilkår.
c. Eventuelle strafbare forhold, i straffeattester i Danmark og Sverige behandles med dit udtrykkelige samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, litra a. Dog gør vi opmærksom på, at for stillinger der er underlagt særlovgivning, er behandling af din straffeattest nødvendig for din ansættelse, derfor vil behandling hjemlet i særlovgivning, ikke være baseret på dit samtykke. Det gælder særligt for kundehenvendte funktioner, der er underlagt forpligtelser fra hvidvaskloven og/eller forsikringsformidlingsloven.
I Norge vil jobansøgere under ansøgningsprocessen blive spurgt om strafbare forhold med forpligtelse til at oplyse, om vedkommende er dømt for hvidvask, databedrageri, identitetstyveri, bedrageri, underslæb, mandatsvig, tyveri, røveri, hæleri, idet disse typer af kriminalitet ikke er forenelige med stillingen. Der spørges også ind til, om jobansøgeren er dømt for én eller flere af disse. Jobansøgeren er endvidere forpligtet til at oplyse Facit Bank såfremt jobansøgeren er taget under konkurskarantæne, konkursbehandling eller anden insolvensbehandling.
Hvis jobansøgere skal have ledelsesfunktion og besidde en stilling jf. forsikringsformidlings-loven § 6-5. vil Banken fra sådanne ansøgere kræve straffeattest med henblik på at vurdere, om jobansøgeren kan varetage stillingen og hvervet på forsvarlig måde. ”Person som nævnt i §§ 6-1 til 6-4 må ikke være dømt for strafbare forhold eller ved udøvelsen af andre adfærd have udvist en adfærd, der giver grund til at antage, at vedkommende ikke kan varetage stillingen eller hvervet på forsvarlig måde. Personer som nævnt i §§ 6-1 til 6-4 må heller ikke være under konkursbehandling, konkurskarantæne eller gældsforhandling.
d. Lovgrundlaget for behandling af personoplysninger, der indgår i persontests, og resultatet af testen er dit samtykke, jf. Databeskyttelsesforordningens artikel 6, litra a.
e. Lovgrundlaget for vores indsamling og registrering af oplysninger om medarbejdernes brug af e-mail, internet og telefoni, er Databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f. De legitime interesser, der kan begrunde undersøgelse af en medarbejders internetanvendelse eller mail-konto, kan fx være hensynet til drift, sikkerhed, genetablering og dokumentation.
f. Statistiske formål: Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes endvidere til, at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Lovgrundlaget er artikel 6, stk. 1, litra f.
4. Hvilke typer af personoplysninger behandler vi?
4.1 Kategorier af personoplysninger
Vi behandler følgende kategorier af oplysninger om dig:
4.2 Oplysninger om dig som JOBANSØGER:
4.2.1 Almindelige personoplysninger, herunder
• dine identitets- og kontaktoplysninger herunder navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse,
• uddannelse, tidligere ansættelser og andre oplysninger indeholdt i dit CV,
• alder, køn, ansættelsesland, afdeling, funktion, samt i nogle tilfælde lønramme samt aktuel løn,
• oplysninger indhentet fra evt. referencer,
• oplysninger i forbindelse med persontest og/eller kompetenceprofil, hvis en sådan er udført,
• oplysninger, der indgår i vores korrespondance med dig,
• oplysninger om evt. kundeforhold, restancer, inkassosager, domme og evt. indberetninger til kreditoplysningsbureauer hos vores samarbejdspartnere behandles kun med dit udtrykkelige samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, litra a. Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage. En tilbagekaldelse af samtykket vil ikke påvirke lovligheden af den behandling, som vi har foretaget inden tilbagekaldelsen.
4.2.2 CPR-nummer
• Når du ansøger om en stilling hos os, kan vi behandle oplysninger om dit CPR-nummer, hvis du har givet samtykke hertil jf. Databeskyttelsesforordningen artikel 6, litra a.
4.2.3 Følsomme personoplysninger
Som udgangspunkt behandler vi ikke følsomme oplysninger om vores jobansøgere, med mindre der er særlige forhold der gør sig gældende. Det kan eksempelvis være behandling af visse typer af sundhedsmæssige oplysninger, hvis det er relevant i forhold til den stilling du søger, herunder særligt i forbindelse med flexjob eller lignende. Herudover, kan vi i visse tilfælde behandle oplysninger om dine fagforeningsmæssige tilhørsforhold, såfremt dette er relevant ift. overenskomster.
4.2.4 Oplysninger om strafbare forhold
• Regler omkring strafbare forhold fremgår af punkt3.2.2.c. ovenfor. Hvis du søger om en stilling, hvor det er nødvendigt, at vi ser din straffeattest, vil vi umiddelbart forud for enhver ansættelse indhente dit samtykke til at få fremvist din straffeattest. Fremvisning af straffeattester sker blandt andet under henvisning til Bankens forpligtelser i hvidvaskloven samt forsikringsformidlingsloven.
Visse stillinger er underlagt særlovgivning, hvorfor Banken er forpligtet til at opbevare en kopi af straffeattesten i personalemappen, såfremt du bliver ansat. Bankens HR afdeling foretager desuden årlige og foretage stikprøver, som kan medføre, at straffeattesten skal indhentes og fremvises på ny. Ved øvrige stillinger vil der ikke ske opbevaring af straffeattesten, hvorfor den makuleres efter endt behandling.
4.3 Oplysning om MEDARBEJDERE og TIDLIGERE MEDARBEJDERE
Hvis du er ansat i Banken, indsamler og behandler vi, ud over ovenstående, endvidere følgende personoplysninger om dig:
4.3.1 Almindelige personoplysninger, herunder
• løn, bankkonto og skatteoplysninger og pensionsforhold,
• oplysninger om personlig performance,
• oplysninger om ferie og andet fravær,
• oplysninger om hvilket it-udstyr, telefon og evt. bil, som Banken stiller til din disposition til brug for dit arbejde,
• din underskrift,
• oplysninger om dine pårørende,
• oplysninger om din brug af e-mail og internet,
• oplysninger om din brug af firma-telefon/mobiltelefon og evt. fri bilordning,
• eventuelle oplysninger modtaget som led i Bankens Whistleblowerordning,
• samtykkeerklæringer, herunder f.eks. til indhentning af straffeattest (se punkt 3.2.2.c og 4.2.4. ovenfor).
• Medarbejderudviklingsskemaer og Lederudviklingsskemaer
• oplysninger om ophør af ansættelse, herunder årsag samt evt. afskedigelse eller bortvisning,
• oplysninger om eventuelle udlæg du har afholdt,
• efteruddannelse.
4.3.2 CPR-nummer
• Når du er ansat i Banken, behandler vi oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.
4.3.3 Følsomme personoplysninger
• Medlemskab af fagforening i forbindelse med eventuelle tvister eller overenskomster.
• Helbredsmæssige forhold (arbejdsskader, sygefravær herunder mulighedserklæringer og lægeattester, oplysninger om barsel i forbindelse med dagpengerefusion, fleksjob eller ansættelse på særlige vilkår, fx ved handicap).
• Evt. kundeforhold i Banken.
• Evt. strafbare forhold vi bliver bekendt med, ved kontrol af din straffeattest (se punkt 3.2.2.cog 4.2.4. ovenfor).
5. Kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader oplysninger om vores ansatte til følgende kategorier af modtagere:
• Skattemyndigheder og andre myndigheder i forbindelse med lovpligtige indberetninger
• Bankforbindelser i forbindelse med udbetaling af løn
• Pensionsselskaber i forbindelse med pension
• Sundhedsforsikring
• Kompetencefonde og fagforeninger i forbindelse med efteruddannelse og lønrefusion
• Eksterne rådgivere, vores advokatforbindelse mv.
• Kunder og samarbejdspartnere til Banken, som medvirker til at betjene, modtager oplysninger som dit navn og din stilling i forbindelse med sagsbehandling mv.
• Vores outsourcing partner 3C Retail A/S som led i vores outsourcing af HR funktionsområdet til 3C Retail A/S.
• Vores databehandlere på grundlag af databehandleraftaler.
6. Hvor stammer dine personoplysninger fra?
De fleste af de oplysninger vi har registreret om dig, er oplysninger du selv har afgivet til Banken, enten som led i et rekrutteringsforløb eller som led i din ansættelse i Banken.
Herudover kan du som led i ansøgningsprocessen vælge at samtykke til, at vi får adgang til at lave opslag hos vores samarbejdspartner- 3C Retail A/S. Du kan læse 3C Retail A/S’ privatlivspolitik her.
7. Samtykker
I visse tilfælde, vil vores behandling af dine oplysninger baseres på dit samtykke.
Et allerede afgivet samtykke kan ifølge lovgivningen altid trækkes tilbage. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – eksempelvis lovgivningsmæssige forpligtelser til indhentelse af straffeattest og opbevaring af oplysninger af hensyn til overholdelse af reglerne om bogføring eller lovgivningen i øvrigt – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.
En evt. anmodning om tilbagetrækning af samtykke skal ske skriftligt til Banken via kontaktoplysningerne i pkt. 1.
8. Sletning og opbevaring
Vi sletter oplysningerne om dig, når de ikke længere er nødvendige til de formål de er indhentet.
Hvis du som jobansøger ikke bliver tilbudt en stilling hos Banken, gemmer vi din ansøgning og dine øvrige personlige oplysninger, så længe som nødvendigt for de formål, vi har beskrevet ovenfor. Data om ansøgningen slettes senest 6 måneder efter datoen for ansøgningsfristen. Personlighedstest og kompetenceprofiler slettes snarest muligt og senest efter 3 måneder efter datoen for ansøgningsfristen. Straffeattester som fremvises i forbindelse med ansøgning til stillinger, der ikke er underlagt særlovgivning, slettes umiddelbart efter fremvisning heraf.
For ansatte og tidligere ansatte gælder, at for at kunne dokumentere vores sagsbehandling og for at kunne leve op til vores forpligtelser, har vi vurderet, at det er nødvenligt at gemme alle oplysninger om ansatte i Banken i op til fem år plus indeværende år efter fratræden. Herudover følger Banken generelt den opbevaringsfrist, der gælder efter bogføringsloven samt øvrig relevant lovgivning.
9. Dine rettigheder
Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig.
Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at henvende dig til vores DPO. Vores kontaktoplysninger finder du øverst i denne politik.
Hvis du anmoder os om, at udøve en af dine rettigheder, undersøger vi om det er muligt, at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.
Dine rettigheder er:
• Ret til at få indsigt i oplysninger (indsigtsret):
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig som ansøger eller som medarbejder. Alle oplysninger som Banken behandler om dig som ansat, kan du se, ved login på medarbejdersiden i Visma HR. Hvis du vil have indsigt i vores behandling af dine oplysninger som ansøger, kan du rette henvendelse til vores DPO via kontaktoplysningerne længere oppe.
• Ret til berigtigelse (rettelse):
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er unøjagtige, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvende dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes, ellers kan du, som medarbejder, rette dine oplysninger selv direkte på din medarbejderside i Visma HR. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget. Når du henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine persondata, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
• Ret til sletning:
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige til det formål de er indhentet. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx for behandlinger som er baseret på dit samtykke, i de tilfælde, hvor du trækker dit samtykke tilbage, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle oplysningerne eller pligt til at opbevare oplysningerne iht. lovgivningen. Hvis du mener, at dine data ikke længere er nødvendige i forhold til det formål, som vi indhentede dem til, kan du bede om at få dem slettet. Vi gør dog opmærksom på, at mange oplysninger om dig ikke kan slettes umiddelbart, grundet Bankens lovmæssige forpligtelser i f.eks. hvidvaskningsloven. Du kan også kontakte os, hvis du mener, at dine persondata bliver behandlet i strid med lovgivningen eller andre retlige forpligtelser.
• Ret til begrænsning af behandling:
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret om dig eller på anden vis behandler, kan du anmode os om, at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Du kan også anmode om begrænsning i stedet for sletning, hvis du mener vores behandling af oplysningerne er ulovlig, eller hvis du mener vi ikke længere har brug for oplysningerne, eller hvis du mener dine legitime interesser går forud for Bankens legitime interesser.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet):
Du har ret til at modtage persondata, du har stillet til rådighed for os, og dem, vi har indhentet om dig hos andre aktører på baggrund af dit samtykke. Hvis vi behandler data om dig som led i en kontrakt, hvor du er part, kan du også få tilsendt dine data. Du har også ret til at overføre disse persondata til en anden tjenesteudbyder. Du kan også bede os om at få oplysningerne sendt direkte fra Banken til en anden bank, en myndighed eller en virksomhed. Hvis du ønsker at bruge din ret til dataportabilitet, vil du modtage dine persondata fra os i et almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.
• Ret til indsigelse:
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.
• Ret til at få information om nye formål:
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne privatlivspolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til det andet formål. Sådanne oplysninger kan både gives individuelt eller samlet på Bankens intranet.
10. Klage over databehandling
Hvis du ikke er tilfreds med vores behandling af dine data, kan du i første omgang kontakte din nærmeste leder, eller hvis du er jobansøger, den person du har talt med i Banken eller vores Databeskyttelsesrådgiver, så vi har mulighed for at rette op på forholdet. Kontaktoplysninger er angivet under pkt. 1.
Hvis du ikke er tilfreds med vores svar, har du mulighed for at klage til Datatilsynet. Det gælder generelt, at hvis du er utilfreds med den måde, dine personlige oplysninger er blevet behandlet på, kan du klage til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse.
Du finder datatilsynets kontaktoplysninger på:
DK: www.datatilsynet.dk
NO: www.datatilsynet.no
SE: www.imy.se
NB! Du kan skrive til Datatilsynet via Digital Post på Borger.dk, hvor fremsendelsen af din henvendelse sker sikkert (krypteret). Vi anbefaler, at du bruger Digital Post, hvis din henvendelse indeholder fortrolige eller følsomme personoplysninger.
Denne Privatlivspolitik Jobansøgere og Medarbejdere erstatter alle tidligere versioner. Derudover forbeholder Banken sig ret til at opdatere og ændre denne politik.
Bestyrelsen den 2. september 2022